Η τέχνη του συντονισμού ενός συνεδριακού πάνελ

Ο συντονισμός ενός πάνελ συνεδρίου είναι τέχνη και ο συντονιστής χρειάζεται να προετοιμάζεται με υπευθυνότητα. Εκ πρώτης όψεως, μπορεί ο ρόλος του συντονιστή να φαίνεται  δευτερεύων, όμως η αλήθεια είναι ότι αυτός φέρει ευθύνη, ώστε η συζήτηση να κυλά καλοκουρδισμένα και ισότιμα για όλους τους ομιλητές. (Το τηλεοπτικό πάνελ είναι εντελώς διαφορετικό ζήτημα).

Έχω παρακολουθήσει συζητήσεις που ο συντονιστής χρειάστηκε να επιδείξει μεγάλη αποφασιστικότητα και μαεστρία για να κρατηθούν οι ισορροπίες και άλλες που επέτρεψε τον πλατειασμό με αποτέλεσμα να αδικηθούν συμμετέχοντες (και φυσικά οι εταιρείες που εκπροσωπούν), καθώς και τα επόμενα πάνελ.

Από την εμπειρία που έχω αποκομίσει, έχοντας προετοιμάσει, εδώ και χρόνια, δεκάδες ομιλητές για διάφορα συνέδρια στην Ελλάδα και στο εξωτερικό, έχω φτάσει στα εξής συμπεράσματα ως προς τον συντονιστή:

1. Κατά την προετοιμασία του πάνελ (ημέρες πριν), ο συντονιστής ενημερώνει όλους για τον χρόνο που έχουν στη διάθεσή τους, προκειμένου οι ομιλητές να ετοιμάσουν απαντήσεις μέσα στην προϋπολογισμένη διάρκεια. Φυσικά μοιράζει τον χρόνο ισότιμα σε όλους.

2. Καλό είναι (όχι όμως απαραίτητο) να παίρνει την πρωτοβουλία να συγκεντρώνει τους ομιλητές λίγη ώρα πριν το πάνελ, ώστε να έχουν την ευκαιρία να γνωριστούν και “να σπάσουν τον πάγο”.

3. Κατά την διεξαγωγή της συνομιλίας, παρακολουθεί τον χρόνο διαρκώς και εάν χρειαστεί, με τακτ και ταυτόχρονα αποφασιστικότητα, υπενθυμίζει εγκαίρως σε κάθε ομιλητή που τον υπερβαίνει, να ολοκληρώσει την απάντησή του.

4. Κάνει ή επιτρέπει small talk, μόνο εάν ο χρόνος είναι αρκετός και εάν το small talk συνεισφέρει ουσιαστικά με νέα γνώση ή πληροφορία.

5. Έχει στον νου του ότι οι συμμετέχοντες εκπροσωπούν εταιρείες ή ΜΚΟ κ.λπ., (κάποιες μάλιστα ενδέχεται να είναι χορηγοί του συνεδρίου) και διαφυλάττει την ομαλότητα και την καλή ροή της συζήτησης με σεβασμό, συμπερίληψη και δικαιοσύνη προς όλους, πέρα από συμπάθειες ή γνωριμίες.

6. Εάν οι συμμετέχοντες έχουν την ευκαιρία να απαντήσουν σε περισσότερες από μία ερωτήσεις, τότε ο συντονιστής, στους επόμενους γύρους ερωτήσεων, καλεί τους ομιλητές να απαντήσουν με διαφορετική σειρά από την πρώτη φορά, για λόγους ισοτιμίας και για ποικιλία στη ροή της συζήτησης.

7. Εάν αντιληφθεί ότι κάποιοι συμμετέχοντες πλατειάζουν, λαμβάνει εγκαίρως μέτρα, ώστε οι ομιλητές που ακολουθούν να έχουν τη δυνατότητα να εκφραστούν με αρτιότητα. Επιμένω ιδιαιτέρως σε αυτό, επειδή έχουμε δει συνέδρια ολόκληρα να βγαίνουν εκτός χρόνου, επειδή κάποιοι συντονιστές ήταν άβουλοι και επέτρεψαν σε 1-2 ομιλητές να “πάρουν τον χρόνο” τους, στερώντας τον από άλλους.

Φυσικά, οι συμμετέχοντες στο πάνελ χρειάζεται να μιλούν με ενσυναίσθηση και σεβασμό στο πλαίσιο του επιτρεπόμενου χρόνου, ειδάλλως τον “κλέβουν” από τους επόμενους συμμετέχοντες, κάτι που είναι προφανώς αγενές.

Θέλετε να εκπαιδευτείτε στο Δημόσιο Λόγο; Τότε, σας προσκαλώ να παρακολουθήσετε το το Masterclass μου Δημόσιας Ομιλίας για επαγγελματίες και στελέχη επιχειρήσεων, διάρκειας 15 εβδομάδων, που θα βρείτε εδώ.